Lange bevor es Gmail gab, gab es Outlook. Es ist immer noch die Standardwahl des E-Mail-Dienstanbieters und Desktop-Clients für viele Fachleute und Geschäftsleute. Eines der Dinge, mit denen wir alle zu kämpfen haben, ist die ständige Flut von E-Mails von Quellen, an die wir uns nicht einmal erinnern können, sie abonniert zu haben. Hier kann das automatische Löschen von E-Mails in Outlook hilfreich sein.

E-Mails in Outlook automatisch löschen

Outlook ist eine leistungsstarke App, die mit Regeln ausgestattet ist, die Sie festlegen können, um zu bestimmen, wie E-Mails behandelt werden, sobald sie in Ihrem Posteingang landen. Sie können es archivieren, in einen Ordner senden oder sogar automatisch löschen, was wir tun möchten. Lass uns anfangen.

Fokussierter Posteingang

Obwohl der fokussierte Posteingang nützlich ist, um wichtige und nützliche E-Mails und Konversationen vom Rest zu filtern, ist er immer noch nicht perfekt. Focused Inbox wurde entwickelt, um Rauschen und Unordnung zu reduzieren und fungiert als Filter. Es löscht nicht automatisch E-Mails, die Sie nicht möchten, sondern hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Für alles andere gibt es Regeln.

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Outlook-Regeln

Regeln in Outlook können dagegen noch viel mehr bewirken. Es ermöglicht Benutzern, den Fluss der E-Mails zu steuern, sobald sie im Posteingang landen. Outlook-Regeln verhalten sich wie Zapier-Integrationen, mit denen Sie definieren können, was passiert, wenn ein festgelegtes Kriterium erfüllt ist.

Diese Regeln können verwendet werden, um Outlook-E-Mails automatisch zu löschen, und obwohl die Regeln überall funktionieren, können Sie neue Regeln nur für Desktop- und Web-Apps erstellen. Es gibt noch keine Möglichkeit, Regeln in mobilen Apps zu erstellen.

Ich werde die Web-App für diesen Beitrag verwenden. Öffnen Sie die App und dann eine E-Mail, die Sie nicht mehr sehen oder automatisch löschen möchten. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol und wählen Sie die Option Regel erstellen.

Sie können den Ordner auswählen, in den Sie alle zukünftigen E-Mails dieses bestimmten Absenders verschieben möchten. In Ihrem Fall handelt es sich um die gelöschten Elemente. Klicken Sie auf Optionen, wenn Sie hier zusätzliche Regeln festlegen möchten.

Wenn Sie hier aufhören, nachdem Sie den Ordner Gelöschte Elemente ausgewählt haben, landen jetzt alle E-Mails dieses Absenders dort statt im Posteingang. Sie können den Ordner Gelöschte Elemente jederzeit öffnen, um anzuzeigen, wenn Sie eine wichtige E-Mail verpasst haben. In den Standardeinstellungen werden die E-Mails 14 Tage lang aufbewahrt, bevor sie endgültig gelöscht werden. Sie können dieses Limit auf 30 Tage erhöhen.

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Lassen Sie uns jetzt das Optionsmenü „Mehr“ erkunden. Dies öffnet den Bereich Einstellungen, in dem Sie eine Vielzahl anderer Optionen finden. Sie können es verwenden, um die Bewegung der E-Mails granular zu kontrollieren. In meinem Fall möchte ich beispielsweise nicht, dass alle E-Mails meiner Versicherungsgesellschaft in den Papierkorb verschoben werden. Einige davon sind mir sehr wichtig. Was Sie brauchen, ist eine Möglichkeit, die Bewegung von E-Mails anhand von Betreff, Schlüsselwörtern und Anhängen zu steuern, anstatt nur der E-Mail-ID des Absenders.

Einige Beispiele können Werbeaktionen, Angebote, Anzeigen usw. sein. Die Art der E-Mails, die Sie erhalten, hängt vom Versandunternehmen ab. Einige sind nützlich, während andere Müll sind. Ein weiteres Beispiel können Kreditkartenabrechnungen im Vergleich zu Kartenangeboten sein. Du bekommst das Bild.

Outlook-Regeln mit Bedingungen und Aktionen

Im ersten können Sie die Regel benennen. In meinem Fall wurde der Name basierend auf meinen vorherigen Aktionen automatisch ausgefüllt.

Ausblick Regeln Bedingungen

Sie werden nun eine Bedingung hinzufügen, in der Sie ein Schlüsselwort eingeben und auswählen, ob es in das Feld Von, Bis, Name oder ein anderes Feld aufgenommen wird. Sie können mehrere Bedingungen hinzufügen, indem Sie unten eine weitere Bedingung hinzufügen auswählen. Einige bemerkenswerte Optionen sind Anhangsgröße, E-Mail-Größe, Markierung, markiert mit und vieles mehr.

Outlook-Regeln Ausnahmen

Um eine noch detailliertere Kontrolle darüber zu bieten, was mit der E-Mail passiert, können Sie in Outlook eine Ausnahme hinzufügen. Im Gegensatz zu den vorherigen Optionen ist dies nicht obligatorisch und Sie können es überspringen.

Denken Sie daran, auf die Schaltfläche Speichern zu klicken, wenn Sie mit der Regel zufrieden sind. Sie können jederzeit zurückkehren und die Regel mit weiteren Bedingungen und Ausnahmen bearbeiten, falls Sie feststellen, dass bestimmte E-Mails die Regel umgehen und immer noch in Ihrem Posteingang landen. Aus diesem Grund ermöglicht Outlook das Hinzufügen mehrerer Bedingungen und Ausnahmen.

Regel in Outlook aus den Einstellungen hinzufügen

Sie können in Outlook auch direkt über Einstellungen > E-Mail > Regeln > Neue Regel hinzufügen eine neue Regel hinzufügen.

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Abmelden, blockieren, melden

Andere Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie nicht durch unerwünschte E-Mails gestört werden, sind das Abmelden, Blockieren und Melden als Phishing. Suchen Sie unten oder oben in der E-Mail nach der Schaltfläche zum Abbestellen. Auf der Website des Absenders werden Sie aufgefordert, Ihre Entscheidung und den Grund dafür zu bestätigen. Dies ist eine höfliche Art zu sagen, dass ich an Ihren E-Mails nicht interessiert bin. Sie bitten den Absender, die E-Mail nicht mehr zu senden, indem Sie sich abmelden.

Das Blockieren von E-Mails funktioniert genauso wie das Blockieren von Nummern auf Smartphones. Der Absender sendet E-Mails, die Sie jedoch nicht sehen oder darüber benachrichtigt werden. Es kann ein neuer Filter oder eine neue Regel erstellt werden, um die E-Mail direkt an den Spam-Ordner zu senden.

E-Mails in Outlook blockieren, melden

Sie können eine E-Mail auch auf der Registerkarte Sicherheit als Phishing markieren. Eine Phishing-E-Mail ist eine E-Mail, die versucht, Sie dazu zu verleiten, Ihre persönlichen Daten wie Kreditkartendaten, Passwörter oder andere finanzielle/persönliche Daten weiterzugeben. Sie leiten Sie auf eine Website weiter und versuchen, sensible Informationen oder Daten zu stehlen. Melden Sie es immer an Microsoft. Aber das wird zukünftige E-Mails nicht verhindern, also stellen Sie sicher, dass Sie solche Absender blockieren, um sicher zu bleiben.

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E-Mails in Outlook automatisch löschen

Es gibt andere Möglichkeiten, mit den E-Mails in Ihrem Posteingang umzugehen, die Sie nicht sehen oder bearbeiten möchten. Wenn Sie E-Mails jedoch automatisch löschen möchten, anstatt sich abzumelden oder zu melden, können Sie die Regeln verwenden. Sie sind unglaublich einfach zu bedienen, wenn Sie wissen, wie es geht.